15 uur per week terug naar de zorg: hoe thuiszorg de admin-druk halveert
ZorgThuis Kempen is een thuiszorgorganisatie in Turnhout met 85 zorgverleners en 400 cliënten. Hun mensen kozen dit beroep om te zorgen — maar besteedden bijna een derde van hun werktijd aan administratie. Tot Aifficient de papierberg aanpakte.
Wat was het probleem?
De Vlaamse zorgsector staat onder druk. Uit CBS-cijfers blijkt dat zorgverleners gemiddeld 31% van hun werktijd besteden aan administratie — thuisverpleegkundigen zelfs 13,2 uur per week. Bij ZorgThuis Kempen was het niet anders: intakeformulieren werden handmatig overgetypt, kwartaalrapportages kostten twee volle dagen, en planningswijzigingen bij ziekte of annulering vereisten telefoontjes met meerdere medewerkers. Ondertussen wordt de BelRAI Screener verplicht vanaf 1 maart 2026 voor zorgbudgetaanvragen in Vlaanderen — nog een administratieve laag erbij. Met 1 op 3 zorgverleners ouder dan 50 en een ziekteverzuim boven 7,5% kan de sector zich geen extra admin-last veroorloven.
Zorgverleners besteden 31% van hun werktijd aan administratie in plaats van zorg (bron: CBS) — thuisverpleegkundigen zelfs 13,2 uur per week
Intakeformulieren van nieuwe cliënten werden handmatig overgetypt in het zorgsysteem — foutgevoelig en tijdrovend
BelRAI Screener wordt verplicht vanaf 1 maart 2026 in Vlaanderen, een complexe nieuwe rapportageverplichting
Bij ziekte of annulering moest de coördinator telefonisch meerdere medewerkers bereiken om een vervanger te vinden — gemiddeld 45 minuten per wijziging
Wat heeft Aifficient gedaan?
Aifficient automatiseerde de drie grootste tijdvreters: intake-verwerking, rapportage en planningswijzigingen. Zorgverleners rapporteren nu via spraak-naar-tekst, BelRAI-formulieren worden vooraf ingevuld op basis van bestaande cliëntdata, en bij planningswijzigingen stelt het systeem automatisch een vervanger voor.
Spraak-naar-tekst zorgrapportage
Zorgverleners spreken hun rapportage in na een bezoek. Het systeem zet spraak om in gestructureerde tekst en vult automatisch de juiste velden in het zorgsysteem aan.
BelRAI auto-prefill
De BelRAI Screener wordt automatisch vooraf ingevuld op basis van bestaande cliëntdata, eerdere assessments en zorgrapportages. De zorgverlener controleert en bevestigt — invullen van nul is verleden tijd.
Slimme planningsoptimalisatie
Bij ziekte of annulering stelt het systeem automatisch een vervanger voor op basis van beschikbaarheid, competenties en geografische nabijheid. Van 45 minuten bellen naar één klik bevestigen.
Automatische afspraakherinneringen
Cliënten ontvangen automatische herinneringen per SMS of WhatsApp voor hun afspraak. Resultaat: 40% minder no-shows en minder verspilde ritten.
Concrete resultaten
Bespaard op administratie over het hele team — tijd die terug naar de zorg gaat
Minder no-shows door automatische afspraakherinneringen via SMS en WhatsApp
Voorbereid op de verplichte BelRAI Screener die in maart 2026 ingaat in Vlaanderen
Onze mensen kozen dit beroep om voor mensen te zorgen, niet om formulieren in te vullen. Dankzij Aifficient hebben ze die tijd terug. En die verplichte BelRAI? Daar zijn we al klaar voor — zonder extra druk op het team.
FAQ over AI in de zorg & welzijn
Besteden zorgverleners echt 31% van hun tijd aan administratie?
Ja. Uit CBS-cijfers blijkt dat bijna een derde van de werktijd in de zorg opgaat aan administratie. Bij thuisverpleegkundigen is dat zelfs 13,2 uur per week. Dit gaat ten koste van de directe zorg.
Wat is de BelRAI Screener en wanneer wordt die verplicht?
De BelRAI Screener is een gestandaardiseerd assessment-instrument voor het inschatten van de zorgbehoefte. In Vlaanderen wordt het verplicht vanaf 1 maart 2026 voor zorgbudgetaanvragen.
Is spraak-naar-tekst betrouwbaar genoeg voor zorgrapportage?
Moderne spraakherkenning bereikt een nauwkeurigheid van 95%+, ook met Vlaamse accenten. Het systeem leert bovendien medische terminologie en de specifieke woordenschat van het zorgteam.
Meer succesverhalen
Hoe een boutique hotel aan Lake Victoria 90% minder tijd verliest aan e-mails
Hoe Erwin en Eunice hun boutique hotel aan Lake Victoria runnen zonder te verdrinken in e-mails — dankzij 24/7 automatische boekingsrespons in vier talen.
Van 2 dagen admin naar 2 uur: hoe een transportbedrijf €13 per zending bespaart
Hoe een Herentals transportbedrijf met 15 trucks papieren CMR's en handmatige facturatie verving door volledige automatisering — en nu al PEPPOL-ready is.
Klaar om hetzelfde te bereiken voor jouw bedrijf?
Plan een gratis adviesgesprek en ontdek hoe AI-automatisering jouw team versterkt.
Zelfde resultaat voor jou?